Cennik to jedna z najważniejszych konfiguracji finansowych w Vibeclass. Poziom cenowy nie przechowuje tylko kwoty. Określa też sposób naliczania: czy opłata jest miesięczna, za zajęcia, za godzinę, tygodniowa, za dłuższy okres czy członkowska. Te ustawienia decydują o tym, jakie pozycje system pokaże później w Masowym generowaniu rozliczeń oraz w sugerowanych pozycjach przy tworzeniu faktur.
Zależność: cennik nie jest obowiązkowy przy tworzeniu zajęć, ale jest kluczowy, jeśli właściciel chce korzystać z automatycznego naliczania. Zajęcia bez przypisanego cennika mogą nadal istnieć w systemie, ale przy rozliczeniach system pokaże ostrzeżenie albo nie będzie miał kwoty do naliczenia.
Najważniejsze akcje #
| Akcja | Kiedy używać | Jak działa | Wpływ na finanse |
|---|---|---|---|
| Dodaj poziom cenowy | Gdy placówka ma stałą cenę za zajęcia, godzinę, tydzień, miesiąc, okres albo członkostwo. | Podajesz nazwę, kwotę, częstotliwość płatności, podstawę naliczenia i tryb naliczenia. | Poziom można przypisać do zajęć albo wykorzystać jako składkę członkowską. |
| Przypisz cennik do zajęć | Gdy dana grupa ma być naliczana automatycznie. | Wybierasz poziom cenowy w formularzu zajęć. | Masowe generowanie rozliczeń i sugerowane pozycje będą korzystać z tej stawki oraz jej reguł. |
| Edytuj poziom | Gdy zmienia się cena, model naliczania lub opis oferty. | Aktualizujesz dane poziomu cenowego. | Zmiana wpływa na przyszłe naliczenia. Istniejące rozliczenia pozostają historycznym zapisem starej stawki. |
| Dezaktywuj poziom | Gdy stawka nie powinna być używana przy nowych zajęciach. | Wyłączasz poziom zamiast usuwać historię. | Pomaga uniknąć przypadkowego naliczania według starej ceny. |
| Sprawdź zajęcia bez cennika | Przed uruchomieniem masowego naliczania. | Przeglądasz zajęcia i upewniasz się, że każda grupa wymagająca opłat ma przypisany właściwy cennik. | Zmniejsza liczbę ostrzeżeń i ryzyko pominięcia opłaty. |
Typy poziomów cenowych #
| Typ cennika | Kiedy używać | Jak system nalicza | Co zobaczysz w Masowym generowaniu i sugestiach |
|---|---|---|---|
| Za zajęcia | Gdy klient płaci za każde spotkanie osobno, np. wejściówki, zajęcia próbne, zajęcia rozliczane per termin. | System tworzy opłatę za każdą datę zajęć w wybranym okresie. | W podglądzie pojawią się daty zajęć. System pomija daty, które zostały już naliczone lub pokryte wcześniejszym rozliczeniem. |
| Za godzinę | Gdy cena zależy od długości zajęć, np. wynajem instruktora, trening indywidualny, zajęcia o różnej długości. | System mnoży stawkę godzinową przez czas trwania zajęć. Jeśli nie ma pełnej informacji o czasie, przyjmuje domyślnie jedną godzinę. | Kwoty mogą różnić się między terminami. Przy opcji łączenia system może zebrać kilka godzin w jedno rozliczenie za miesiąc. |
| Tygodniowo | Gdy rodzina płaci stałą kwotę za tydzień, w którym odbywają się zajęcia. | System tworzy jedną opłatę za każdy tydzień z zajęciami w wybranym miesiącu. | Podgląd pokazuje tygodnie do naliczenia. Jeśli tydzień był już rozliczony, system nie powinien naliczać go ponownie. |
| Miesięcznie | Gdy obowiązuje stałe miesięczne czesne niezależnie od liczby spotkań w miesiącu. | System tworzy jedną opłatę za miesiąc dla uczestnika lub rodziny, zależnie od trybu naliczenia. | W podglądzie pojawia się jedna pozycja miesięczna za zajęcia, jeśli nie istnieje już rozliczenie za ten okres. |
| Za okres | Gdy opłata obejmuje kilka miesięcy, np. semestr, kurs kwartalny, pakiet sezonowy. | To cennik miesięczny z ustawioną liczbą miesięcy. System liczy kwotę miesięczną razy długość okresu i zapisuje zakres, który opłata pokrywa. | System powinien rozpoznać, że opłata pokrywa kilka miesięcy, i ograniczyć ryzyko ponownego naliczenia w środku okresu. |
| Składka członkowska | Gdy opłata dotyczy członkostwa, a nie konkretnego zapisu na zajęcia. | System nalicza składkę na poziomie rodziny/członka, jeśli osoba jest oznaczona jako członek i istnieje aktywny cennik składki. | Członek może pojawić się w rozliczeniach bez przypisania do zajęć. Sugerowana pozycja może pojawić się przy rodzinie członkowskiej, jeśli składka nie została naliczona za okres. |
Podstawa naliczenia: harmonogram albo obecność #
Dla cenników za zajęcia, tygodniowych i godzinowych właściciel wybiera, czy system ma liczyć według harmonogramu czy według obecności.
| Podstawa | Kiedy używać | Jak wpływa na rozliczenia |
|---|---|---|
| Wg harmonogramu | Gdy opłata zależy od zaplanowanych zajęć, nawet jeśli uczestnik był nieobecny. | System patrzy na terminy w kalendarzu i tworzy pozycje z zaplanowanych spotkań. |
| Wg obecności | Gdy opłata ma powstać tylko za faktycznie odbyte zajęcia uczestnika. | System patrzy na zapisaną obecność. Jeśli obecność nie jest uzupełniona, może nie pojawić się nic do naliczenia. |
Tryb naliczenia: na ucznia albo grupowe #
Tryb naliczenia określa, czy system ma naliczać opłatę osobno dla każdego uczestnika, czy jedną opłatę za całą zorganizowaną grupę/klasę.
| Tryb | Kiedy używać | Jak wpływa na podgląd naliczeń |
|---|---|---|
| Na ucznia | Gdy każde dziecko/osoba płaci osobno za udział w zajęciach. | System tworzy opłaty na poziomie uczestników zapisanych na zajęcia. |
| Grupowe | Gdy płatnikiem jest większa zorganizowana grupa, np. przedszkole, szkoła, firma albo grupa zewnętrzna, która płaci za zajęcia jako całość. | System pokazuje jedną opłatę za daną grupę/klasę, niezależnie od tego, ilu uczestników z tej grupy bierze udział w zajęciach. |
Jak cennik wpływa na Masowe generowanie rozliczeń #
Masowe generowanie rozliczeń czyta aktywne rodziny, aktywnych uczestników, aktywne zapisy, aktywne zajęcia i przypisane do nich poziomy cenowe. Następnie system buduje podgląd pozycji do naliczenia. Właściciel może zobaczyć gotowe pozycje, ostrzeżenia, istniejące rozliczenia, istniejące dokumenty oraz kwoty wynikające z cennika.
Jeśli cennik jest ustawiony błędnie, błąd przejdzie dalej do podglądu. Przykład: zajęcia powinny być miesięczne, ale mają cennik za zajęcia. System naliczy wiele pozycji zamiast jednej miesięcznej. Jeśli zajęcia powinny być rozliczane według obecności, ale obecność nie została uzupełniona, system może nie pokazać oczekiwanej opłaty.
Jak cennik wpływa na sugerowane pozycje #
Sugerowane pozycje przy ręcznym tworzeniu faktury korzystają z podobnej logiki jak Masowe generowanie. Po wybraniu rodziny system sprawdza aktywne zapisy i cenniki, a potem pokazuje pozycje, które mogą zostać dodane do dokumentu bez ręcznego przepisywania. To są sugestie, a nie automatycznie zaksięgowane rozliczenia. Właściciel nadal powinien sprawdzić kwotę, opis i okres przed zapisaniem dokumentu.
Jeśli zajęcia nie mają cennika, sugestia może pojawić się z informacją o braku cennika albo z kwotą 0,00 zł. To sygnał, że najpierw trzeba poprawić konfigurację cennika lub ręcznie wpisać właściwą pozycję.
Dodaj poziom cenowy #
- Otwórz Finanse → Cennik.
- Kliknij Dodaj poziom.
- Podaj nazwę poziomu, np. Czesne miesięczne, Wejście jednorazowe, Stawka godzinowa albo Składka członkowska.
- Wpisz kwotę w złotych.
- Wybierz częstotliwość płatności: za zajęcia, za godzinę, tygodniowo, miesięcznie, za okres albo składka członkowska.
- Jeśli wybrany typ tego wymaga, ustaw podstawę naliczenia: wg harmonogramu albo wg obecności.
- Jeśli nie jest to składka członkowska, wybierz tryb naliczenia: na ucznia albo grupowe.
- Zapisz. Poziom cenowy będzie dostępny przy zajęciach i w rozliczeniach.
Przypisz cennik do zajęć #
- Otwórz moduł Zajęcia.
- Otwórz tworzenie albo edycję zajęć.
- Wybierz właściwy poziom cenowy.
- Zapisz zajęcia.
- Przed masowym naliczeniem sprawdź, czy zajęcia mają właściwy typ cennika, a nie tylko właściwą kwotę.
Edytuj lub dezaktywuj poziom #
- Otwórz Finanse → Cennik.
- Znajdź poziom na liście.
- Wybierz ikonę edycji, aby zmienić nazwę, kwotę lub reguły naliczania.
- Jeśli poziom nie powinien być już używany, wybierz dezaktywację zamiast usuwania.
- Jeśli błędny cennik został już użyty do rozliczeń, popraw istniejące rozliczenia osobno. Sama zmiana cennika nie przelicza historii.
Dobre praktyki przed uruchomieniem naliczeń #
- Sprawdź, czy każde płatne zajęcia mają przypisany cennik.
- Sprawdź, czy typ cennika odpowiada realnej umowie z klientem.
- Przy cenniku wg obecności upewnij się, że obecność jest uzupełniona.
- Trybu grupowego używaj dla zajęć rozliczanych jako jedna usługa dla większej zorganizowanej grupy, np. przedszkola lub szkoły, a nie jako standardowego sposobu łączenia rodzeństwa w jednej rodzinie.
- Przy składce członkowskiej upewnij się, że rodziny lub osoby są oznaczone jako członkowie.
- Po zmianie cen traktuj stare rozliczenia jako historię i kontroluj przyszłe naliczenia w podglądzie.
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-pricing-list-01.png — lista poziomów cenowych w module Cennik]
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-pricing-tier-modal-01.png — okno dodawania/edycji poziomu cenowego]
🎬 [Planowane wideo: tworzenie poziomu cenowego i wpływ cennika na masowe naliczenia]
