Ten artykuł zbiera typowe pomyłki w rozliczeniach i dokumentach oraz bezpieczny sposób ich naprawy — znajdź scenariusz, który pasuje do Twojej sytuacji.
Scenariusze i naprawianie błędów #
Rozliczenie utworzone omyłkowo, bez dokumentu i bez płatności #
- Otwórz szczegóły rozliczenia.
- Jeśli rozliczenie nie ma płatności i nie zostało zamienione w dokument, usuń je albo anuluj zgodnie z dostępną akcją.
- Jeśli potrzebujesz zostawić ślad organizacyjny, wybierz anulowanie zamiast usuwania.
Rozliczenie utworzone omyłkowo, ale już opłacone #
Nie twórz od razu drugiego, przeciwnego rozliczenia bez sprawdzenia salda rodziny.
- Otwórz szczegóły rozliczenia i sprawdź płatności.
- Jeśli pieniądze mają zostać u rodziny na przyszłość, zostaw nadpłatę lub zastosuj ją na inne rozliczenie.
- Jeśli pieniądze zostały oddane, zarejestruj zwrot nadpłaty.
Rozliczenie utworzone i przekonwertowane na fakturę/rachunek #
Nie usuwaj samego rozliczenia jako sposobu naprawy, bo dokument formalny już istnieje.
- Otwórz dokument w Fakturach i Rachunkach.
- Jeśli dokument jest roboczy, popraw go albo usuń i wróć do rozliczenia.
- Jeśli dokument jest zaksięgowany, wystaw korektę. Korekta zaktualizuje efektywną kwotę dokumentu i może utworzyć odpowiednie rozliczenie korygujące.
Rozliczenie opłacone, a potem przekonwertowane na dokument #
To poprawny scenariusz.
Po konwersji dokument powinien odzwierciedlać płatność wynikającą z rozliczenia.
Jeśli kwota zapłacona pokrywa całość, dokument będzie traktowany jako opłacony.
Jeśli zapłacono tylko część, dokument pokaże częściową płatność, a dalszą płatność zapisuj z poziomu rozliczenia.
Dokument roboczy utworzony omyłkowo #
- Otwórz dokument w Fakturach i Rachunkach.
- Jeśli status to Robocze, popraw dane albo usuń dokument.
- Jeśli dokument miał powstać z rozliczenia, lepiej wrócić do Rozliczeń i użyć konwersji, aby zachować powiązanie.
Dokument zaksięgowany z błędem #
- Otwórz dokument i wybierz Korekta.
- Wskaż powód korekty i poprawione pozycje.
- Zapisz korektę i pobierz PDF korekty, jeśli jest potrzebny.
- Sprawdź, czy po korekcie rodzina ma dopłatę, saldo zerowe albo nadpłatę.
Korekta zmniejsza kwotę po tym, jak klient już zapłacił #
System przelicza efektywną kwotę dokumentu.
Różnica może pojawić się jako nadpłata rodziny.
Właściciel może użyć tej nadpłaty przy kolejnym rozliczeniu albo zarejestrować zwrot.
Korekta zwiększa kwotę dokumentu #
System tworzy lub pokazuje brakującą należność jako dopłatę.
Rodzina powinna zapłacić różnicę.
Po wpływie pieniędzy zapisz płatność w Rozliczeniach, jeśli dopłata jest powiązana z rozliczeniem.
Rozliczenia używane z zewnętrzną księgowością #
- Nalicz opłaty w Rozliczeniach i kontroluj płatności w Vibeclass.
- Użyj Eksportuj CSV, jeśli dane mają trafić do arkusza, księgowej/księgowego albo zewnętrznego systemu.
- Użyj PDF, jeśli potrzebujesz czytelnego raportu bez oznaczania pozycji jako wyeksportowanych.
- Nie konwertuj tych samych rozliczeń na dokumenty w Vibeclass, jeśli formalny dokument został już wystawiony poza Vibeclass.
Bezpieczna kolejność pracy w finansach #
- Ustal cennik.
- Sprawdź, czy zajęcia i uczestnicy są poprawnie przypisani.
- Utwórz rozliczenia ręcznie albo masowo.
- Sprawdź ostrzeżenia, duplikaty, kwoty i zaległości.
- Zapisuj płatności w Rozliczeniach.
- Jeśli używasz dokumentów w Vibeclass, konwertuj rozliczenia na faktury/rachunki dopiero po kontroli.
- Jeśli używasz zewnętrznej księgowości, eksportuj dane i zostaw rozliczenia bez dokumentu w Vibeclass.
- Błędy w zaksięgowanych dokumentach poprawiaj korektą, a nie ręczną edycją historii.
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-finance-charges-01.png — lista rozliczeń w module Finanse]
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-finance-sales-01.png — lista dokumentów w module Faktury i Rachunki]
🎬 [Planowane wideo: masowe generowanie rozliczeń, masowe fakturowanie, korekta dokumentu]
