Integracja z Fakturownia.pl pozwala połączyć operacyjne rozliczenia Vibeclass z zewnętrznym systemem do wystawiania dokumentów sprzedaży. Dzięki temu placówka może używać Vibeclass do naliczania opłat, przypomnień i pracy z rodzinami, a formalne dokumenty tworzyć lub synchronizować do Fakturownia.pl.
Zależność: integracja wymaga aktywnego konta Fakturownia.pl, poprawnej subdomeny, tokenu API oraz kompletnych danych sprzedawcy i nabywców. Vibeclass zapisuje token w formie zaszyfrowanej i pokazuje go później tylko jako zamaskowaną wartość. Jeśli token zostanie zmieniony lub utracony, należy wygenerować nowy token w Fakturownia.pl i wkleić go ponownie w Vibeclass.
Jaką rolę pełni Fakturownia w procesie #
| Model pracy | Jak działa | Kiedy wybrać | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Dokumenty tworzone w Vibeclass i synchronizowane do Fakturowni | Właściciel wystawia fakturę lub rachunek w Vibeclass. Po zmianie statusu na Wysłano system wysyła dokument do Fakturownia.pl, jeśli automatyczna synchronizacja jest włączona. | Gdy właściciel chce pracować na dokumentach w Vibeclass, ale księgowość lub archiwum prowadzić w Fakturownia.pl. | Najpierw sprawdź poprawność dokumentu w Vibeclass. Po wysłaniu dokument jest synchronizowany na zewnątrz. |
| Rozliczenia w Vibeclass, dokument bezpośrednio w Fakturowni | W uproszczonym trybie finansowym, jeśli integracja jest aktywna, konwersja rozliczenia może utworzyć dokument bezpośrednio w Fakturownia.pl. Vibeclass zapisuje zewnętrzny numer i identyfikator dokumentu przy rozliczeniu. | Gdy placówka chce używać Vibeclass głównie do rozliczeń, a formalne dokumenty prowadzić w Fakturownia.pl. | Poprawki formalnego dokumentu wykonuj zgodnie z procesem w Fakturownia.pl. Vibeclass przechowuje powiązanie, ale dokument formalny jest po stronie Fakturowni. |
| Ręczna praca bez automatycznej synchronizacji | Właściciel może mieć integrację wyłączoną i nadal eksportować dane lub ręcznie wystawiać dokumenty w zewnętrznym systemie. | Gdy księgowość wymaga ręcznej kontroli albo placówka dopiero testuje proces. | Trzeba pilnować, aby tej samej sprzedaży nie udokumentować podwójnie. |
Co przygotować przed konfiguracją #
| Element | Gdzie go znaleźć | Dlaczego jest potrzebny |
|---|---|---|
| Konto Fakturownia.pl | Panel Fakturownia.pl. | To zewnętrzny system, w którym będą tworzone lub aktualizowane dokumenty. |
| Subdomena | Adres Twojego konta, np. jeśli adres to https://mojaszkola.fakturownia.pl, subdomeną jest mojaszkola. | Vibeclass musi wiedzieć, do którego konta Fakturownia.pl wysyłać dane. |
| Token API | Fakturownia.pl → Ustawienia → Ustawienia konta → Integracja → Kod autoryzacyjny API → Zobacz APITokeny → Dodaj nowy Token. | Token pozwala Vibeclass połączyć się z API Fakturowni bez podawania hasła do konta. |
| Dane sprzedawcy | Ustawienia → Firma w Vibeclass oraz ustawienia konta w Fakturownia.pl. | Dane sprzedawcy trafiają na dokumenty. Powinny być spójne w obu systemach. |
| Dane nabywców | Rodziny, uczestnicy, kontrahenci i dane do fakturowania. | Imię i nazwisko/nazwa, adres, email i NIP są używane przy tworzeniu klienta i dokumentu w Fakturowni. |
| Decyzja o procesie | Ustalenie wewnętrzne placówki i księgowości. | Trzeba zdecydować, czy dokumenty mają powstawać w Vibeclass i być synchronizowane, czy mają powstawać bezpośrednio w Fakturowni z rozliczeń. |
Instrukcja Fakturownia.pl wskazuje, że token API generuje się w ustawieniach konta w sekcji Integracja. Po przejściu do listy tokenów istniejące tokeny są częściowo ukryte, więc do nowego połączenia zwykle tworzy się nowy token. Szczegóły są opisane w pomocy Fakturowni: Skąd pobrać kod autoryzacyjny API?
Konfiguracja w Vibeclass krok po kroku #
- Zaloguj się do Fakturownia.pl i upewnij się, że konto ma poprawne dane firmy oraz numerację dokumentów.
- Sprawdź subdomenę konta Fakturownia.pl z adresu w przeglądarce.
- W Fakturownia.pl przejdź do Ustawienia → Ustawienia konta → Integracja → Kod autoryzacyjny API → Zobacz APITokeny.
- Kliknij Dodaj nowy Token.
- W opisie wpisz np. Vibeclass, aby później rozpoznać, do czego służy token.
- Skopiuj token od razu po utworzeniu i przechowaj go bezpiecznie do czasu wklejenia w Vibeclass.
- W Vibeclass otwórz Ustawienia → Finanse.
- Rozwiń Integracja z Fakturownia.pl.
- Włącz integrację.
- Wpisz subdomenę bez https:// i bez .fakturownia.pl, np. mojaszkola.
- Wklej token API.
- Kliknij Testuj połączenie. Test sprawdza subdomenę i token, ale nie zapisuje ustawień.
- Jeśli test się powiedzie, wybierz ustawienia synchronizacji.
- Kliknij Zapisz ustawienia integracji.
- Po zapisie rozwiń historię synchronizacji, jeśli chcesz kontrolować przyszłe operacje.
Ustawienia dostępne w sekcji integracji #
| Ustawienie | Co robi | Rekomendacja |
|---|---|---|
| Włącz integrację | Aktywuje połączenie z Fakturownia.pl. | Włącz dopiero po przygotowaniu subdomeny i tokenu API. |
| Subdomena Fakturownia | Określa konto Fakturownia.pl, np. mojaszkola z adresu https://mojaszkola.fakturownia.pl. | Nie wpisuj pełnego adresu URL. Wpisz tylko subdomenę. |
| Token API | Autoryzuje połączenie z API Fakturowni. | Nie udostępniaj tokenu w wiadomościach i nie zapisuj go w miejscach dostępnych dla zespołu. Jeśli podejrzewasz wyciek, wygeneruj nowy token. |
| Testuj połączenie | Sprawdza, czy Vibeclass może połączyć się z Fakturownia.pl przy użyciu podanych danych. | Użyj przed zapisem oraz po każdej zmianie tokenu lub subdomeny. |
| Automatyczna synchronizacja faktur | Po zmianie statusu dokumentu na Wysłano system wysyła dokument do Fakturownia.pl. | Włącz, jeśli dokumenty mają trafiać do Fakturowni bez ręcznego ponawiania. |
| Synchronizacja innych dokumentów | Opcja może być widoczna w wybranych wdrożeniach i dotyczy dodatkowych dokumentów finansowych poza standardową ścieżką rozliczeń. | Standardowa baza klientów powinna koncentrować się na rozliczeniach, fakturach, rachunkach, kontrahentach i cenniku. |
| Historia synchronizacji | Pokazuje operacje wysłane do Fakturowni, ich status, datę, identyfikator zewnętrzny i ewentualny błąd. | Sprawdzaj ją po pierwszym uruchomieniu integracji i przy każdym błędzie synchronizacji. |
Co dokładnie jest wysyłane do Fakturownia.pl #
Przy synchronizacji dokumentu Vibeclass przekazuje dane potrzebne do utworzenia dokumentu w Fakturowni: typ dokumentu, numer, datę sprzedaży, datę wystawienia, termin płatności, metodę płatności, dane sprzedawcy, dane nabywcy, pozycje dokumentu, stawki VAT oraz informację o płatności, jeśli dokument jest już opłacony. W przypadku dokumentu tworzonego bezpośrednio z rozliczenia Vibeclass wysyła dane rozliczenia, dane klienta i dane placówki, a następnie zapisuje numer dokumentu zwrócony przez Fakturownia.pl.
Vibeclass synchronizuje też klienta/nabywcę, aby Fakturownia mogła powiązać dokument z właściwym klientem. Jeśli klient nie zostanie jednoznacznie znaleziony, Fakturownia może utworzyć lub dopasować klienta na podstawie danych z dokumentu.
Wystawienie dokumentu w modelu uproszczonym #
- Upewnij się, że integracja z Fakturownia.pl jest włączona i przetestowana.
- Otwórz Finanse → Rozliczenia.
- Otwórz szczegóły rozliczenia, które ma zostać udokumentowane.
- Wybierz wystawienie faktury lub konwersję rozliczenia.
- Jeśli placówka pracuje w trybie uproszczonym z aktywną Fakturownią, system pokaże uproszczone okno z informacją, że dokument zostanie utworzony bezpośrednio w Fakturowni.
- Sprawdź nabywcę, opis i kwotę.
- Kliknij Wystaw fakturę w Fakturowni.
- Po powodzeniu Vibeclass pokaże komunikat z numerem dokumentu z Fakturownia.pl i oznaczy rozliczenie jako zafakturowane.
Synchronizacja dokumentu utworzonego w Vibeclass #
- Utwórz dokument w Faktury i Rachunki albo skonwertuj rozliczenie na dokument w Vibeclass.
- Sprawdź dane nabywcy, daty, pozycje, stawki VAT i metodę płatności.
- Zaksięguj dokument, jeśli wymaga tego proces.
- Zmień status dokumentu na Wysłano.
- Jeśli automatyczna synchronizacja faktur jest włączona, Vibeclass uruchomi wysyłkę do Fakturownia.pl.
- Otwórz szczegóły dokumentu i sprawdź Status synchronizacji (Fakturownia).
- Jeśli status pokazuje błąd, użyj Ponów synchronizację po usunięciu przyczyny problemu.
Statusy synchronizacji #
| Status | Co oznacza | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zsynchronizowane | Dokument został utworzony lub zaktualizowany w Fakturownia.pl. | Możesz sprawdzić dokument w panelu Fakturowni po identyfikatorze lub numerze. |
| Oczekuje | Synchronizacja została uruchomiona i czeka na przetworzenie. | Odczekaj chwilę i odśwież historię. Przy dużej liczbie dokumentów proces może potrwać. |
| Błąd | Fakturownia odrzuciła dane albo połączenie nie powiodło się. | Sprawdź komunikat błędu, subdomenę, token API oraz kompletność danych dokumentu. Następnie ponów synchronizację. |
| Brak statusu | Dokument nie był jeszcze wysyłany do Fakturowni albo integracja nie była aktywna. | Sprawdź, czy integracja jest włączona i czy dokument osiągnął etap, który uruchamia synchronizację. |
Najczęstsze problemy i naprawa #
| Problem | Najczęstsza przyczyna | Instrukcja naprawy |
|---|---|---|
| Test połączenia nie działa | Błędna subdomena, błędny token albo brak dostępu API. | Sprawdź, czy wpisana jest sama subdomena, wygeneruj nowy token w Fakturowni i przetestuj połączenie ponownie. |
| Token jest zamaskowany i nie da się go odczytać | To celowe zabezpieczenie. | Jeśli nie znasz tokenu, wygeneruj nowy token w Fakturowni i wklej go w Vibeclass. |
| Dokument nie wysłał się automatycznie | Automatyczna synchronizacja jest wyłączona albo dokument nie ma statusu Wysłano. | Włącz automatyczną synchronizację faktur i sprawdź status dokumentu. W razie potrzeby uruchom synchronizację ponownie. |
| Fakturownia odrzuca dokument | Brakuje danych nabywcy, sprzedawcy, daty, pozycji albo stawki VAT są niepoprawne dla danego typu dokumentu. | Popraw dane w Vibeclass lub Fakturowni, a potem ponów synchronizację. |
| Rozliczenie jest już oznaczone jako zafakturowane | System widzi powiązanie z dokumentem zewnętrznym albo wewnętrznym. | Nie twórz drugiego dokumentu bez sprawdzenia historii. Otwórz szczegóły rozliczenia i sprawdź numer zewnętrzny lub powiązany dokument. |
| W Fakturowni powstał dokument z nieoczekiwanym numerem | Numeracja może być kontrolowana przez Fakturownia.pl, szczególnie przy dokumentach tworzonych bezpośrednio z rozliczenia. | Sprawdź ustawienia numeracji w Fakturownia.pl przed uruchomieniem masowej pracy. |
| Płatność nie aktualizuje się w Fakturowni | Dokument nie był wcześniej zsynchronizowany albo synchronizacja płatności nie została wykonana. | Najpierw upewnij się, że dokument ma status zsynchronizowany, a potem sprawdź historię synchronizacji po odnotowaniu płatności. |
Dobre praktyki przed uruchomieniem produkcyjnym #
- Najpierw uzgodnij z księgowością, który system jest źródłem formalnego dokumentu.
- Uzupełnij dane sprzedawcy w Vibeclass i w Fakturownia.pl tak samo.
- Sprawdź dane kilku rodzin: nazwę, adres, email i NIP, jeśli dokument ma być firmowy.
- Wygeneruj osobny token API dla Vibeclass z opisem, aby można go było łatwo rozpoznać.
- Przetestuj połączenie przed zapisem.
- Wystaw jeden testowy dokument o małej wartości lub na testowym kliencie.
- Sprawdź w Fakturownia.pl numer, daty, nabywcę, pozycje, VAT i status płatności.
- Dopiero po takim teście uruchom masowe wystawianie lub automatyczną synchronizację dla większej liczby rodzin.
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-settings-fakturownia-01.png — sekcja Integracja z Fakturownia.pl w Ustawieniach → Finanse]
📷 [Tu wstaw screenshot: fakturownia-api-token-01.png — generowanie tokenu API w panelu Fakturownia.pl]
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-fakturownia-test-connection-01.png — test połączenia z Fakturownia.pl]
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-document-sync-status-01.png — status synchronizacji dokumentu]
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-sync-history-01.png — historia synchronizacji]
🎬 [Planowane wideo: wygenerowanie tokenu API w Fakturownia.pl, konfiguracja integracji w Vibeclass i test synchronizacji dokumentu]
