Moduł Faktury i Rachunki służy do tworzenia, księgowania, pobierania i kontrolowania formalnych dokumentów sprzedaży wystawianych w Vibeclass. Dokument może powstać ręcznie, z pojedynczego rozliczenia, przez masowe fakturowanie rozliczeń albo przez masowe generowanie dokumentów.
Zależność: dokument wymaga danych sprzedawcy w ustawieniach oraz danych nabywcy: rodziny albo kontrahenta. Jeśli dokument powstaje z rozliczenia, kwota i status płatności są powiązane z rozliczeniem. Jeśli dokument powstaje ręcznie, płatność można kontrolować bezpośrednio na dokumencie.
Najważniejsze akcje #
| Akcja | Kiedy używać | Jak działa | Efekt |
|---|---|---|---|
| Nowa faktura | Gdy chcesz utworzyć pojedynczy dokument ręcznie. | Wybierasz kontrahenta albo klienta, uzupełniasz dane nabywcy, daty, metodę płatności i pozycje. | Powstaje dokument roboczy, który można jeszcze edytować przed zaksięgowaniem. |
| Sugestie pozycji | Gdy wybrany kontrahent jest powiązany z rodziną i ma pozycje możliwe do zafakturowania. | System pokazuje sugerowane pozycje, które można dodać do dokumentu bez przepisywania. | Przyspiesza ręczne tworzenie dokumentu i zmniejsza ryzyko pominięcia opłaty. |
| Generuj faktury | Gdy chcesz utworzyć wiele dokumentów według danych z rodzin i aktywnych zapisów. | Kreator pokazuje podgląd dokumentów, ostrzeżenia i listę rodzin gotowych do wygenerowania. | Powstają dokumenty robocze albo gotowe do dalszej kontroli, zależnie od procesu. |
| Księguj faktury | Gdy dokumenty robocze są sprawdzone i mają zostać zamknięte. | Wybierasz dokumenty robocze i księgujesz je pojedynczo albo masowo. | Dokument zmienia status na zaksięgowany, zostaje zablokowany przed edycją i może wysłać powiadomienie rodzinie. |
| Pobierz PDF | Gdy potrzebujesz pliku dla klienta, archiwum albo księgowości. | Klikasz ikonę PDF przy dokumencie lub w szczegółach. | System generuje plik dokumentu. |
| Edytuj dokument roboczy | Gdy przed księgowaniem trzeba poprawić dane nabywcy, daty albo pozycje. | Otwierasz szczegóły dokumentu roboczego i wybierasz edycję. | Zmiany są zapisane w dokumencie, dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. |
| Wystaw korektę | Gdy zaksięgowany dokument wymaga zmiany kwoty lub pozycji. | Otwierasz szczegóły dokumentu i wybierasz Korekta. | Powstaje dokument korygujący, a kwota efektywna dokumentu i płatności są przeliczone. |
| Oznacz płatność | Gdy dokument ręczny został opłacony poza systemem. | Na dokumencie ręcznym przełączasz status płatności i podajesz datę, jeśli system o nią poprosi. | Lista dokumentów pokazuje aktualny status płatności. |
| Otwórz powiązane rozliczenie | Gdy dokument powstał z rozliczenia i chcesz zapisać płatność. | W szczegółach dokumentu wybierasz zapisanie płatności albo przejście do powiązanego rozliczenia. | Płatność jest zapisana w Rozliczeniach, a dokument aktualizuje status na podstawie rozliczenia. |
| Raport rodzin | Gdy chcesz sprawdzić dokumenty rodzin za wybrany okres. | Wybierasz raport z menu akcji w Fakturach i Rachunkach. | System generuje zestawienie dokumentów rodzin. |
Utwórz dokument ręcznie #
- Otwórz Finanse → Faktury i Rachunki.
- Wybierz menu akcji i kliknij Nowa faktura.
- Wybierz kontrahenta albo wpisz dane nabywcy.
- Dodaj pozycje dokumentu lub użyj sugerowanych pozycji, jeśli system je pokazuje.
- Sprawdź datę wystawienia, datę sprzedaży i metodę płatności.
- Zapisz dokument. Na tym etapie dokument jest roboczy i można go jeszcze poprawić.
- Po kontroli otwórz dokument i wybierz Zaksięguj. Po zaksięgowaniu dokument jest blokowany przed zwykłą edycją.
Skonwertuj rozliczenia na dokumenty #
- Otwórz Finanse → Rozliczenia.
- Upewnij się, że rozliczenia są poprawne: kwoty, rodziny, okresy i statusy.
- Wybierz Masowe fakturowanie albo otwórz pojedyncze rozliczenie i wystaw dokument z tej pozycji.
- Sprawdź podgląd. System pogrupuje rozliczenia według rodziny i pominie pozycje, które są już zafakturowane albo mają status nieobsługiwany w danej operacji.
- Wybierz typ dokumentu, datę wystawienia, datę sprzedaży i metodę płatności.
- Zatwierdź. Dokumenty pojawią się w Fakturach i Rachunkach, a rozliczenia otrzymają powiązanie z dokumentem.
Co oznacza dokument roboczy i zaksięgowany #
Dokument roboczy można poprawić albo usunąć, jeśli został utworzony omyłkowo.
Zaksięgowanie jest momentem zamknięcia dokumentu. Po nim dokument nie powinien być edytowany jak zwykły szkic.
Zaksięgowany dokument można pobrać jako PDF i, jeśli dotyczy rodziny, rodzina może otrzymać powiadomienie.
Zmiany w zaksięgowanym dokumencie wykonuje się przez korektę.
Jeśli dokument powstał z rozliczenia, płatność zapisuj w Rozliczeniach, bo dokument czyta status z powiązanej należności.
