Rezerwacje służą do zarządzania dostępnością przestrzeni: sal, kortów, torów, studiów, pokoi albo innych obiektów, które można zarezerwować na konkretny dzień i godzinę. Moduł jest szczególnie ważny dla szkół, które wynajmują sale, pozwalają instruktorom rezerwować przestrzeń na próby, umożliwiają rodzicom rezerwacje indywidualne albo prowadzą dodatkowe wydarzenia poza regularnym grafikiem zajęć.
Zależność: rezerwacje wymagają aktywnej lokalizacji oraz aktywnej przestrzeni przypisanej do tej lokalizacji. Zajęcia, wydarzenia z kalendarza i istniejące rezerwacje blokują dostępność przestrzeni w wybranych godzinach. Dlatego Rezerwacje są bezpośrednio połączone z Kalendarzem, Lokalizacjami, Przestrzeniami i Zajęciami.
📷 [Tu wstaw screenshot: owner-bookings-01.png — macierz dostępności przestrzeni w module Rezerwacje]
Najczęstsze use case’y #
| Use case | Kto zwykle tworzy rezerwację | Przykład | Dlaczego warto użyć modułu |
|---|---|---|---|
| Wynajem sali lub przestrzeni | Właściciel albo sekretariat | Osoba zewnętrzna wynajmuje salę na próbę, konsultację albo wydarzenie. | Rezerwacja blokuje przestrzeń w kalendarzu i zapobiega przypadkowemu zaplanowaniu zajęć w tym samym czasie. |
| Trening indywidualny | Rodzic, instruktor albo właściciel | Rodzic rezerwuje tor, salę albo kort na lekcję indywidualną. | Rodzina widzi własną rezerwację, a studio ma kontrolę dostępności. |
| Próba instruktora | Instruktor | Instruktor rezerwuje salę na przygotowanie choreografii. | Instruktor nie musi pisać do właściciela, jeśli zasady placówki pozwalają na samodzielną rezerwację. |
| Blokada organizacyjna | Właściciel albo sekretariat | Rezerwacja sali na sprzątanie, spotkanie, nagranie albo przygotowanie wydarzenia. | Wszyscy widzą, że przestrzeń jest zajęta, nawet jeśli nie są to regularne zajęcia. |
| Rezerwacja cykliczna | Właściciel albo sekretariat | Ta sama sala co środę 18:00-19:00 przez dwa miesiące. | System tworzy serię rezerwacji i sprawdza konflikty dla każdego wystąpienia. |
| Wydarzenie blokujące przestrzeń | Właściciel w Kalendarzu | Egzamin, pokaz, remont albo zamknięcie lokalizacji. | Wydarzenie może zablokować jedną przestrzeń, całą lokalizację albo wszystkie przestrzenie. |
Konfiguracja przed użyciem #
Najpierw dodaj lokalizacje i przestrzenie. Lokalizacja przechowuje godziny otwarcia, a przestrzeń jest konkretnym obiektem do rezerwacji, np. Sala A, Kort 1, Tor 3 albo Studio nagrań. Godziny otwarcia lokalizacji wyznaczają zakres godzin widoczny w macierzy rezerwacji.
Następnie sprawdź ustawienia modułu. W Ustawienia → Moduły właściciel może włączyć lub wyłączyć Rezerwacje przestrzeni. Gdy moduł jest wyłączony, pozycja Rezerwacje jest ukrywana w portalach i w menu.
W Ustawienia → Operacje i Harmonogram właściciel może ustawić nazewnictwo obiektów, zasady anulowania, limit rezerwacji z wyprzedzeniem oraz domyślny kolor rezerwacji w kalendarzu.
| Ustawienie | Gdzie | Co robi | Ważne konsekwencje |
|---|---|---|---|
| Rezerwacje przestrzeni | Ustawienia → Moduły | Włącza lub wyłącza moduł rezerwacji. | Po wyłączeniu rodzice i instruktorzy nie widzą modułu Rezerwacje. |
| Nazewnictwo obiektów | Ustawienia → Operacje i Harmonogram → Nazewnictwo Obiektów | Dopasowuje słowa używane w aplikacji, np. sala, kort, tor, studio, pokój, obiekt. | Zmienia etykiety w portalach właściciela, instruktora i rodzica. |
| Anulowanie Rezerwacji | Ustawienia → Operacje i Harmonogram | Określa, ile godzin przed rozpoczęciem instruktor lub rodzic może anulować własną rezerwację. | Właściciel i sekretariat mogą anulować rezerwację w każdej chwili. Limit dotyczy rodziców i instruktorów. |
| Limit Rezerwacji z Wyprzedzeniem | Ustawienia → Operacje i Harmonogram | Ogranicza, na ile dni do przodu rodzice i instruktorzy mogą tworzyć rezerwacje. | Właściciel nie ma tego ograniczenia. Ustawienie 0 oznacza brak limitu. |
| Domyślny kolor rezerwacji | Ustawienia → Operacje i Harmonogram → Domyślne Kolory Kalendarza | Ustawia kolor nowych rezerwacji w kalendarzu. | Pomaga odróżnić rezerwacje od zajęć i wydarzeń. |
| Godziny lokalizacji | Lokalizacje | Określają zakres godzin otwarcia dla danej lokalizacji. | Macierz rezerwacji pokazuje sloty zgodnie z godzinami lokalizacji. |
Jak działa dostępność #
Rezerwacje korzystają z macierzy dostępności: po lewej stronie są przestrzenie w wybranej lokalizacji, a w poziomie są sloty czasowe, zwykle po 30 minut. Kliknięcie wolnego slotu pozwala rozpocząć rezerwację. Można zaznaczyć kilka kolejnych slotów w tej samej przestrzeni, aby utworzyć dłuższą rezerwację.
System nie pozwala utworzyć rezerwacji w przeszłości ani w terminie, który koliduje z inną aktywną rezerwacją, zajęciami lub wydarzeniem blokującym przestrzeń. Przy tworzeniu rezerwacji system sprawdza konflikty automatycznie. Jeśli termin jest zajęty, użytkownik zobaczy informację o konflikcie.
Relacja z Kalendarzem #
Rezerwacje są widoczne w Kalendarzu i wpływają na dostępność przestrzeni. Kalendarz pokazuje razem zajęcia, wydarzenia i rezerwacje, dlatego właściciel może z jednego miejsca ocenić realne obłożenie sal. Filtr Rezerwacje w kalendarzu pozwala pokazywać lub ukrywać karty rezerwacji.
Zajęcia blokują przestrzeń tak samo jak rezerwacje. Jeśli w wybranej sali są zaplanowane zajęcia, ten czas będzie niedostępny dla nowych rezerwacji. Wydarzenia kalendarza również mogą blokować dostępność: wydarzenie przypisane do konkretnej przestrzeni blokuje tę przestrzeń, wydarzenie dla całej lokalizacji blokuje przestrzenie w tej lokalizacji, a wydarzenie oznaczone jako blokujące wszystkie przestrzenie może zablokować całą dostępność.
Właściciel może tworzyć rezerwacje także z widoku Kalendarza. Kliknięcie wolnego terminu w kontekście lokalizacji/przestrzeni może otworzyć formularz rezerwacji z uzupełnioną datą, godziną, lokalizacją i przestrzenią. Kliknięcie zajętego slotu w widoku rezerwacji pokazuje, czy blokada wynika z rezerwacji, zajęć czy wydarzenia.
Co może zrobić właściciel #
Właściciel ma najszersze uprawnienia w module. Może przeglądać dostępność wszystkich lokalizacji i przestrzeni, tworzyć rezerwacje dla siebie, dla instruktora, dla rodzica albo dla osoby zewnętrznej. Może też dodać osobę zewnętrzną bez tworzenia jej konta w aplikacji, wpisując imię i nazwisko oraz opcjonalnie telefon lub e-mail.
Właściciel może tworzyć rezerwacje jednorazowe oraz cykliczne. Rezerwacja cykliczna powtarza się co tydzień w ten sam dzień tygodnia, od daty początkowej do daty końcowej. System najpierw sprawdza konflikty dla wszystkich wystąpień. Jeśli któryś termin koliduje z istniejącą rezerwacją, zajęciami albo blokującym wydarzeniem, system pokaże listę konfliktów i nie utworzy serii, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.
Właściciel może anulować pojedynczą rezerwację oraz anulować wszystkie przyszłe rezerwacje z serii cyklicznej. To uprawnienie nie jest ograniczone godzinami anulowania ustawionymi dla rodziców i instruktorów.
Co może zrobić instruktor #
Instruktor widzi moduł Rezerwacje, jeśli moduł jest włączony dla placówki. Może przeglądać dostępność aktywnych lokalizacji i przestrzeni, tworzyć własne rezerwacje oraz sprawdzać je w zakładce Moje rezerwacje. Rezerwacja instruktora jest tworzona dla jego konta i po zapisaniu blokuje przestrzeń w kalendarzu.
Instruktor może anulować własną przyszłą rezerwację, jeśli mieści się w limicie anulowania ustawionym przez właściciela. Przykład: jeśli właściciel ustawił 24h, rezerwację na godzinę 14:00 można anulować najpóźniej do 14:00 dnia poprzedniego. Po przekroczeniu limitu system odmówi anulowania i pokaże komunikat.
Co może zrobić rodzic #
Rodzic widzi moduł Rezerwacje, jeśli jest on włączony dla placówki. Może wybrać lokalizację, dzień, przestrzeń i wolne godziny, a następnie utworzyć własną rezerwację. Rodzic widzi swoje nadchodzące rezerwacje oraz historię rezerwacji w zakładce Moje rezerwacje.
Rodzic może anulować własną przyszłą rezerwację tylko w ramach zasad ustawionych przez właściciela. Limit anulowania dla rodziców może być inny niż limit dla instruktorów. Rodzic nie może anulować rezerwacji innych użytkowników ani rezerwacji utworzonych dla innych osób.
Statusy rezerwacji #
W standardowym przepływie rezerwacja jest tworzona jako potwierdzona, o ile termin jest wolny i nie narusza ustawień placówki. W systemie mogą jednak pojawić się różne statusy, szczególnie przy historii danych albo działaniach administracyjnych.
| Status | Co oznacza | Wpływ na dostępność |
|---|---|---|
| Potwierdzona | Rezerwacja jest aktywna. | Blokuje przestrzeń w kalendarzu i macierzy dostępności. |
| Oczekująca | Rezerwacja oczekuje na rozstrzygnięcie lub pochodzi ze starszego przepływu. | Traktowana jako zajęty termin, żeby uniknąć podwójnej rezerwacji. |
| Anulowana | Rezerwacja została anulowana. | Nie blokuje nowych rezerwacji. |
| Odrzucona | Rezerwacja została odrzucona lub zamknięta administracyjnie. | Nie blokuje nowych rezerwacji. |
Najważniejsze akcje #
| Akcja | Po co jest | Jak działa | Wpływ na kalendarz |
|---|---|---|---|
| Przegląd dnia | Żeby zobaczyć dostępność każdej przestrzeni. | Wybierasz lokalizację i datę, a system pokazuje macierz przestrzeni i godzin. | Zajęcia, wydarzenia i rezerwacje razem pokazują realną dostępność. |
| Utwórz rezerwację | Dla wynajmu, próby, spotkania, treningu indywidualnego albo blokady organizacyjnej. | Wybierasz lokalizację, przestrzeń, datę, godzinę, osobę i opis. | Termin zostaje zablokowany dla nowych rezerwacji i widoczny w kalendarzu. |
| Rezerwacja dla osoby zewnętrznej | Gdy ktoś spoza aplikacji korzysta z przestrzeni. | Właściciel wybiera istniejący kontakt zewnętrzny albo tworzy nowy kontakt w formularzu rezerwacji. | Rezerwacja blokuje przestrzeń, ale nie wymaga konta rodzica lub instruktora. |
| Rezerwacja cykliczna | Gdy ten sam termin powtarza się co tydzień. | Właściciel ustawia datę początkową, datę końcową, dzień tygodnia wynikający z daty początkowej i godziny. | System tworzy osobne rezerwacje dla przyszłych wystąpień i łączy je w serię. |
| Otwórz zajęty slot | Gdy trzeba sprawdzić, co blokuje salę. | Klikasz zajęty slot w macierzy. | Widzisz, czy blokada wynika z rezerwacji, zajęć czy wydarzenia. |
| Anuluj pojedynczą rezerwację | Gdy zmienia się jeden termin. | Właściciel anuluje z widoku rezerwacji lub kalendarza. Rodzic/instruktor anuluje własną rezerwację z Moich rezerwacji, jeśli pozwalają na to zasady. | Termin przestaje blokować przestrzeń. |
| Anuluj serię | Gdy cykliczna rezerwacja przestaje obowiązywać. | Właściciel wybiera anulowanie przyszłych rezerwacji z serii. | System zwalnia przyszłe terminy objęte serią. |
Instrukcja: skonfiguruj rezerwacje #
- Otwórz Ustawienia → Moduły.
- Upewnij się, że Rezerwacje przestrzeni są włączone.
- Otwórz Ustawienia → Operacje i Harmonogram.
- Ustaw nazewnictwo obiektów, jeśli słowo „sala” nie pasuje do placówki.
- Ustaw zasady anulowania dla instruktorów i rodziców.
- Ustaw limit rezerwacji z wyprzedzeniem, jeśli nie chcesz, żeby użytkownicy rezerwowali zbyt dalekie terminy.
- Otwórz Lokalizacje i ustaw godziny otwarcia każdej lokalizacji.
- Dodaj lub sprawdź przestrzenie w lokalizacjach.
Instrukcja: przeglądaj dostępność #
- Otwórz moduł rezerwacji.
- Wybierz lokalizację.
- Wybierz datę albo przejdź do kolejnego/poprzedniego dnia.
- Sprawdź macierz: wiersze pokazują przestrzenie, a kolumny godziny.
- Wolny slot można kliknąć, aby rozpocząć rezerwację. Zajęty slot pokazuje, co blokuje termin.
Instrukcja: utwórz rezerwację jako właściciel #
- Otwórz Rezerwacje.
- Wybierz lokalizację i datę.
- Kliknij wolny slot w wybranej przestrzeni albo użyj przycisku Nowa rezerwacja.
- Sprawdź lokalizację, przestrzeń, datę i godziny.
- W polu Rezerwujący wybierz siebie, rodzica, instruktora albo osobę zewnętrzną.
- Dodaj cel rezerwacji i notatki, jeśli są potrzebne.
- Zapisz rezerwację. System sprawdzi konflikty i potwierdzi termin, jeśli jest dostępny.
Instrukcja: utwórz rezerwację cykliczną #
- Otwórz formularz nowej rezerwacji jako właściciel.
- Zaznacz Rezerwacja cykliczna.
- Wybierz datę początkową i datę końcową.
- Ustaw godzinę rozpoczęcia i zakończenia.
- Sprawdź podsumowanie liczby rezerwacji. System utworzy rezerwacje w każdy taki sam dzień tygodnia jak data początkowa.
- Zapisz. Jeśli system wykryje konflikty, pokaże daty i powody konfliktów.
Instrukcja: anuluj rezerwację #
- Jako właściciel otwórz Rezerwacje lub Kalendarz i kliknij rezerwację.
- Wybierz anulowanie rezerwacji i potwierdź operację.
- Jeśli rezerwacja należy do serii, możesz anulować pojedynczy termin albo wszystkie przyszłe terminy z serii.
Rodzic lub instruktor anuluje własną rezerwację w zakładce Moje rezerwacje. System zastosuje limit anulowania ustawiony przez właściciela.
Dobre praktyki #
Ustaw realistyczne godziny lokalizacji, bo wpływają na widok dostępności. Używaj opisów rezerwacji, szczególnie przy osobach zewnętrznych i blokadach organizacyjnych. Jeśli placówka dopuszcza rezerwacje rodziców, ustaw jasny limit anulowania i limit rezerwacji z wyprzedzeniem, żeby uniknąć blokowania odległych terminów bez kontroli.
Przy ważnych wydarzeniach, które blokują wiele przestrzeni, lepiej użyć wydarzenia w Kalendarzu z odpowiednią blokadą lokalizacji lub wszystkich przestrzeni. Przy konkretnym wynajmie lub próbie lepsza jest rezerwacja przypisana do konkretnej przestrzeni.
🎬 [Planowane wideo: zarządzanie rezerwacją]
